Ticketing system

Zeer uitgebreide en makelijk te configureren ticketing systeem voor 'open' evenementen. Evenementen kunnen volledig open zijn, leeftijd gelimiteerd of op basis van een speciale uitnodigingscode (Invitation Only)!

Privé evenementen

Vrijgezellen, zakelijke, vrienden groepen, school of kinder feesten kunnen worden aangevraagd! Deze zijn privé en dus gesloten voor anderen. Deze evenementen worden geheel administratief afgehandeld in StayFrosty.

Medewerkers/Vrijwilligers

Het systeem is ingericht om overzicht te houden op de beschikbaarheid van medewerkers of vrijwilligers tijdens evenementen. Een volledig administratie systeem is beschikbaar voor zowel vergoedingen als planning van uw personeel.

NEW - Webshop

Volledig geïntegreerde webshop die het mogelijk maakt om zaken online te verkopen, met voorraad beheer en betaling afhandeling.

Mail verkeer

Inzicht in al het uitgaande mail verkeerd richting de klanten inclusief leesbevestiging en opnieuw versturen indien nodig.

Onderhoudsschema uitleen

Inzicht in je verhuur cyclus, Wat geeft je uit, hoe vaak en wat is in onderhoud en wat niet.

Upsell producten

Het systeem biedt diverse mogelijkheden om extra 'upselling' te doen bij de reservering van aanvragen & evenementen. Dit kunnen zowel horeca producten zijn als producten die voor een evenement beschikbaar worden gesteld. U kunt dan anticiperen op de inkoop en de klant vooraf extra opties geven.

Invoice administratie

Voor alle privé evenementen wordt invoicing automatisch afgehandeld tot aan de definitieve (online) betaling aan toe. Herinneringen worden automatisch verstuurd. Uw dashboard geeft inzicht in openstaande of betaalde reserveringen.

Dashboards

Er zijn diverse dashboards dat u een totaal overzicht biedt van alle reserveringen, evenementen, betalingen, inzet, kosten, etc. Tevens geeft dit historisch inzicht en toont het voorspelbaarheid naar de toekomst.

Klanten Dashboard

Bij registratie van open evenementen kunnen klanten aangeven of ze een account willen aanmaken. Dit account biedt toegang tot een persoonlijk dashboard waarbij ze inzicht krijgen in all hun gegevens and activiteiten waaraan ze hebben meegedaan.

Lidmaatschappen

Lidmaatschappen in diverse vormen zijn mogelijk met extra kortingen en gratis evenementen. Dit kan via een maandelijkse betaling of een automatisch incasso. Alles is geautomatiseerd en behoeft geen actie van de orga.

Freebies

Het Freebie systeem biedt de mogelijkheid om klanten gratis cadeautjes te geven naarmate ze vaker langskomen.

Huur aanbod

Stel je te verhuren pakketten samen zodat men deze kan reserveren tijdens het registratie process. Je hebt zelf de keuze hoe je deze samenstelt en wat de kosten daarvoor zijn.

Voucher/Cadeaubonnen

Deze zijn eenvoudig te maken en uit te geven. U geeft aan of het een vast bedrag is of percentage, de geldigheidsduur en hoe vaak een bon gebruikt kan worden. Deel ze uit als compensatie bij een annulering of start een kortingsactie. Aan u de keus.

Wat gebeurd er vandaag

Door middel van een dashboard krijg u inzicht in de evenementen van vandaag en wat belangrijk is. Handig voor uw medewerkers, zij weten snel of er nog belangrijk punten zijn waar men rekening mee moet houden. Doormiddels van snelknoppen kan men belangrijk notities maken, bestel suggesties invoeren of incidenten aanmelden.

'No-Show' lijst

De 'No-Show' lijst is voor diegene die op locatie zouden betalen en niet zijn opkomen dagen. Dat betekent dus omzet verlies. Iemand op lijst krijgt bij de volgende keer dat deze zich aanmeld een melding dat ze eerst de 'No-Show' moeten betalen. Dit gaat wederom automatisch. Na de betaling kunnen ze zich pas weer registreren voor het nieuwe evenement.

Zwarte Lijst

Dit is een lijst met personen die je niet meer wenst te ontvangen op een evenement vanwege ongewendt gedrag of wat dan ook. Zij zijn uitgesloten en kunnen niet meer registreren totdat ze dit met uw organisatie hebben opgelost.

Credits & Kortingen

Uw medewerkers kunnen credits en korting opbouwen tijdens het faciliteren van evenementen. Met deze credits kunnen ze weer gratis meedoen op het moment dat ze vrij zijn. Tevens kan je kortingswaarde instellen per medewerker die gelden voor de horeca of producten die ze via uw organisatie aankopen.

Daily Update mail

Elke ochtend ontvangt u een mail met daarin de laatste wijzigingen van de afgelopen dag. Zo bent u altijd up-to-date met de laatste activiteiten t.b.v evenementen, aanvragen, registraties & reminders!

Korte inchecktijden

Tijdens het inchecken van open evenementen zijn er nauwelijks nog handelingen nodig. Hierdoor zullen de rijen kort zijn en heb je altijd overzicht, zelfs als de deelnemers extra's hebben besteld.

Journal / Bestellingen

Uw medewerkers kunnen een journal bijhouden over belangrijk dingen die gebeuren tijdens een evenement, denk b.v. aan een gevaarlijk situatie op het veld wat aangepakt moet worden, een onderdeel wat mist of een een tip van een klant. Daarnaast kan je bijhouden wat besteld moet worden t.b.v horeca zodat je de volgende keer niet misgrijpt!

Equipment, Tracking & Maintenance

Al rental equipment is registered and tracked within StayFrosty. With full maintenance support & defining the frequency you will be able to keep you equipment at a top notch level. All activities on you rental will be automatically registered such as last event used, by whom and amount of total rentals.

GDPR

We are GDPR Compliant, if a registered player wants to be forgotten, all information on his/her account that can possible identify the person is deleted from the database.

Multi-Language

Logging

Vrijwel alles wordt gelogd, waardoor er altijd zicht is in wat er in het systeem gebeurd. De afgelopen jaren heeft dit systeem zichzelf bewezen. Waar nodig wordt dit verder uitgebreid. Niet iedereen heeft toegang tot deze logging en is niveau afhankelijk.

Betrouwbaar & Traceerbaar

Een booking is volledig van A to Z te volgen. Veilig en transparant, van online betalingen tot aan traceerbare mails. Niets raakt kwijt in het systeem, mails worden in een queue geplaatst indien er een fout optreedt zodat ze opnieuw verstuurd kunnen worden.

Security

Aan alles is gedacht, Door de inmiddels 35 jaar ervaring als programmeur, en de kennis vanuit het oogpunt van een hacker is dit systeem goed getest en bestand tegen de nieuwste manieren van manipulatie. Door gebruik van 2-Factor authenticatie, weet u zeker dat alleen diegene die u toegang heeft gegeven in het systeem kunnen.